【印聯(lián)傳媒網(wǎng)訊】為行業(yè)快速前進、穩(wěn)步成熟發(fā)展而感到高興，也慶幸我們作為獨立軟件開發(fā)商4年前的戰(zhàn)略選擇是正確的。我們在銷售、實施過程中與各種規(guī)模的企業(yè)都有所交流，深有體會。故嘗試對管理軟件的“價值認識”、“選型策略”和“實施方法”3個方面進行總結(jié)，做拋磚引玉之拙作。

　　管理軟件的價值認識

　　我們無法想像沒有前端系統(tǒng)的銀行如何辦理業(yè)務(wù)，無法想像沒有計費系統(tǒng)的通訊公司如何結(jié)算話費，更無法想像沒有信息化系統(tǒng)作為支撐，蘇寧、國美等大型連鎖企業(yè)該如何運營。

　　管理信息化在數(shù)碼印刷行業(yè)實施時間較短，企業(yè)經(jīng)營者往往對管理軟件的價值認識未必充分，也不夠成熟。甚至簡單地認為管理軟件只是電腦算賬打單。以此片面的觀點去理解，對于軟件選型、軟件實施是不利的。

　　印特認為企業(yè)管理軟件至少存在4個方面的價值，即“精效化運算”、“數(shù)量化稽核”、“規(guī)范化經(jīng)營”、“科學(xué)化決策”。

　　毋容置疑，軟件計算是“精準的、高效的”，但推行軟件管理時往往會聽到一種與此矛盾的聲音：“手工開單比軟件操作更快，軟件操作是麻煩的”，此種情況普遍發(fā)生在前臺、印前等崗位。如果員工只考慮本職工作，不顧及任何后續(xù)的查詢、統(tǒng)計、分析決策，那自然是刀耕火種的方式要快一些。若從企業(yè)經(jīng)營的多崗位、全流程角度來綜合考慮，就不會再誤認為軟件是“誤事”的。

　　企業(yè)經(jīng)營是需要數(shù)據(jù)支持的，沒有數(shù)據(jù)支持的粗放經(jīng)營也可能是盈利的，但容易有隨波逐流的感覺。若有管理軟件的運作支持，企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)執(zhí)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)將實時記錄并隨時可被統(tǒng)計，大量的數(shù)據(jù)可以幫你了解企業(yè)為何盈利、盈利的項目和客戶屬性，為企業(yè)經(jīng)營方式的調(diào)整和發(fā)展擴張?zhí)峁┯辛Φ臄?shù)據(jù)支持。

　　管理軟件有助于推行企業(yè)的規(guī)范化經(jīng)營。何為規(guī)范化經(jīng)營?就是公司發(fā)展戰(zhàn)略要符合科學(xué)發(fā)展觀、有目標、有步驟、有檢驗，公司經(jīng)營方法要有制度、有執(zhí)行、有考核。

　　數(shù)碼快印行業(yè)興起于新世紀之初，處于國家高速發(fā)展的上升階段，城市化進程大舉推進并由此帶來了大量的基礎(chǔ)建設(shè)需求、繁榮發(fā)展的第三產(chǎn)業(yè)，這些都大大地推進了快印、圖文、數(shù)碼印刷市場的發(fā)展。市場需求火爆時，很多人都可以輕易賺到錢;一旦經(jīng)濟發(fā)展速度放緩，考驗的是企業(yè)經(jīng)營者的運營能力;退潮的時候，就知道誰是真正的裸泳者。在競爭加劇，成本上升的今天，如果您的企業(yè)計劃持續(xù)經(jīng)營，或繼續(xù)擴張，或欲提高企業(yè)自身行業(yè)競爭能力，就必須考慮進行規(guī)范化管理。規(guī)范化管理需要落實成制度，軟件恰恰就是一個幫助執(zhí)行制度的得力工具。

　　企業(yè)經(jīng)營需要科學(xué)的決策。您清楚消費金額排名前10位的客戶嗎?掌握利潤貢獻排名前10位的客戶嗎?如果做促銷，最應(yīng)該針對哪個客戶群體?設(shè)計怎樣的價格與服務(wù)組合才最給力?軟件數(shù)據(jù)、分析功能可以幫助經(jīng)營者做出真正意義上的“決策”。

　　當然，也不可以神化軟件的價值。比如想要開拓新型業(yè)務(wù)可能需要個性化平臺工具，但僅有個性化軟件系統(tǒng)并不能直接解決增加盈利的問題。管理軟件作為一個具有效率和數(shù)字化特征的支撐工具，反映了您的管理思想并幫助您執(zhí)行管理制度。正確、全面的認識軟件價值有助于您從長遠考慮去應(yīng)用軟件，提高效率并積累出寶貴的數(shù)字資產(chǎn)，也可以更好地理解“購買軟件是投資，而非消費”的觀點。

　　管理軟件的選型策略

　　目前市場上可選擇的管理軟件較多，加之有條件的企業(yè)可以考慮自主研發(fā)，面對眾多可能又該如何做出正確的選擇呢?

　　有很多知名企業(yè)早就開始了自主研發(fā)，一則是早在5年前可選的成型產(chǎn)品非常之少，二則是初期的可觀利潤讓這些優(yōu)秀企業(yè)可以“不差錢”。事實上，自主研發(fā)或定制研發(fā)要核算的不只是一次性研發(fā)的成本，還必須考慮后續(xù)更新維護的頻率、費用。從其他行業(yè)的信息化發(fā)展歷程來看，時至今日，數(shù)碼印刷企業(yè)應(yīng)優(yōu)先考慮選用成型產(chǎn)品，對于極其特殊的個性化需求可以考慮在成型產(chǎn)品基礎(chǔ)上進行定制開發(fā)，這樣的方式，總體擁有成本最低。

　　選擇成型產(chǎn)品又該思量哪些方面呢?印特一直提倡并努力踐行著一句口號：“產(chǎn)品好用，用好產(chǎn)品”，這句話正好可以作為檢驗成型產(chǎn)品及其供應(yīng)商的策略。

　　何謂“產(chǎn)品好用”?

　　行業(yè)管理軟件的誕生通常有兩種方式：一種是從優(yōu)秀的業(yè)內(nèi)先行企業(yè)衍生的，帶著強烈的企業(yè)印記，一般都有實用的功能，品質(zhì)優(yōu)秀;另一種則出自專業(yè)軟件公司之手，不代表任何具體的企業(yè)，具有極強的靈活性和擴展性。

　　如果您的管理理念、經(jīng)營思路、公司規(guī)模與那些優(yōu)秀的先行企業(yè)是一致的，而且將來很長一段時間都將一致，誕生于企業(yè)的軟件對您而言肯定是“好用”。但是企業(yè)經(jīng)營往往具有其獨特性和不確定性的，因而對于很多公司而言，具有靈活性和擴展性的管理軟件則是更為妥貼的選擇。

　　好用的產(chǎn)品是支持“需求層次”和“組合演進”的。印特認為數(shù)碼印刷企業(yè)信息化管理需求可分為三個層次。第一層次是“基礎(chǔ)業(yè)務(wù)”管理需求，也就是“管單、管錢、管客戶”的基本需求;第二層次是“生產(chǎn)組織”管理需求，管理“生產(chǎn)流程、員工績效、耗材用料”等生產(chǎn)方面的需求;第三層次是“全面管理”，需要對供應(yīng)商、客戶關(guān)系、促銷營銷、協(xié)同辦公等進行全面經(jīng)營管理。好用的產(chǎn)品擁有良好規(guī)劃的產(chǎn)品線，高端產(chǎn)品擁有全面管理能力，入門產(chǎn)品擁有基礎(chǔ)的功能需求。您可以以最低成本從入門型號用起，拾級而上，逐步深化。

　　好用的產(chǎn)品應(yīng)該提供完備的安全保障。產(chǎn)品設(shè)計之初必須確保企業(yè)數(shù)據(jù)的獨立性、安全性，不與外網(wǎng)進行數(shù)據(jù)交換。產(chǎn)品使用時應(yīng)該提供細致入微的權(quán)限管理功能，保證員工只看到自己負責(zé)的數(shù)據(jù)，并有完整的商業(yè)機密信息保護機制。產(chǎn)品維護時必須有自動備份及雙備份機制保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全。

　　還有一個大家可能經(jīng)常面對的情況是選擇所謂“B/S(瀏覽器/服務(wù)器)”還是“C/S(客戶端/服務(wù)器)”的技術(shù)架構(gòu)，兩種方式各有利弊。據(jù)我觀察，聯(lián)通和移動營業(yè)廳的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是B/S的，銀行的系統(tǒng)是C/S的，筆者常去移動營業(yè)廳辦理業(yè)務(wù)，營業(yè)員的辦理速度不快，相信部分讀者也會深有體會，其中大部分時間就是在等待業(yè)務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)頁顯示，因此，推薦您首選C/S架構(gòu)的。

　　何謂“用好產(chǎn)品”?

　　管理軟件是個工具，但再好的工具，如果沒有被用好，仍是一無是處。但管理軟件又不同于普通的應(yīng)用工具，上手會更慢(當然，如果只有簡單的功能或只進行簡單使用的情況除外)，需要軟件供應(yīng)商提供成體系的支持服務(wù)才能幫助企業(yè)發(fā)揮出管理軟件應(yīng)有的使用價值。

　　選擇軟件供應(yīng)商時，您必須考察他們是否具備“售前咨詢”、“售中實施”、“售后支持”、“定制開發(fā)”完整的服務(wù)體系，其中售中實施最為重要，我會在“實施方法”一節(jié)專門討論。

　　您所選擇的軟件供應(yīng)商應(yīng)該是“慷慨”的，不與您斤斤計較一些小改進升級的費用。行業(yè)目前尚在積極地進化發(fā)展中，又哪來可以一成不變的管理軟件呢?所以，這個行業(yè)的管理軟件開發(fā)商現(xiàn)階段必須保持較高的升級改進頻率，要做行業(yè)信息化的推動者，必須有花大人力、大物力提升行業(yè)管理軟件成熟度的準備、決心和氣概。

　　同樣是因為行業(yè)尚在積極進化中，一款在全國范圍內(nèi)都有運行的產(chǎn)品會有助于您了解、吸納來自全國各地的經(jīng)營理念和方法。軟件產(chǎn)品在全國區(qū)域有較大的覆蓋，各種不同規(guī)模、經(jīng)營方式的企業(yè)都有案例的供應(yīng)商，一定是可以在產(chǎn)品升級和售后支持的過程中給您帶來更多的發(fā)展建議，更好地幫助您“用好”產(chǎn)品。

　　管理軟件的實施方法

　　管理軟件實施即如何在您的企業(yè)啟用管理軟件，是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。若以成敗論英雄，實施的效果就決定了您軟件投資的最終成敗。

　　在IT行業(yè)有個共識：管理軟件實施是一把手工程。未經(jīng)決策者主持的實施應(yīng)用，是得不到預(yù)期效果的。所以，決策者拍板買下來軟件，交給某部門主管甚至是網(wǎng)絡(luò)主管去負責(zé)實施的做法是不足的，是存在隱患的。

　　印特總結(jié)了“五步實施”工作方法，包括“制度設(shè)計”、“數(shù)據(jù)準備”、“操作練習(xí)”、“啟用準備”與“正式啟用”。其中“制度設(shè)計”時明確實施目標，在“正式啟用”后需要對應(yīng)用效果進行評估。

　　首先需定義管理目標或者說明確管理需求，沒有預(yù)定的目標，管理無從談起。考察管理需求須以決策者為先導(dǎo)，全面組織各崗位的主管、員工深入討論現(xiàn)有流程和慣例，結(jié)合軟件實施工程師反饋的軟件運行特征，設(shè)計出符合企業(yè)實際情況的運作制度，這一過程用專業(yè)的說法叫“業(yè)務(wù)流程重組(BPR)”。

　　做BRP時容易出現(xiàn)一種問題，就是出現(xiàn)“大而全”的管理需求，甚至每一項需求都是那么的迫切，最好一夜之間全部上線，省略任何一項都那么令人遺憾。

　　實施之初，企業(yè)對所選型產(chǎn)品的熟悉度比較低，同時從傳統(tǒng)的手工作業(yè)向電子作業(yè)轉(zhuǎn)換會有習(xí)慣上的沖突。根據(jù)我們的經(jīng)驗，我們建議當出現(xiàn)“大而全”的管理需求時，根據(jù)印特“需求層次理論”做階段實施分解，將整個實施過程分解為3個階段，先做好基礎(chǔ)管理，再擴充生產(chǎn)管理，最后落實全面管理。

　　業(yè)務(wù)流程重組產(chǎn)生的結(jié)論是必須落實成《信息化管理制度》的，若做多階段實施，就產(chǎn)生多個階段性的《信息化管理制度》。編寫制度并遵照執(zhí)行，有時可能覺得難以接受和理解。要么覺得公司不大，沒有必要，要么覺得涉及的東西太多了，將來也會繼續(xù)變化，等等再做吧。但是羅馬不是一天建成的，企業(yè)獨有的規(guī)范經(jīng)營制度是在日積月累式的自我完善中積累出來的，決不是一蹴而就的。另外，也不要因為暫時無法得到完美的制度，就放棄制定現(xiàn)行制度。

　　整個實施過程都需要企業(yè)決策者的全力投入，而軟件開發(fā)商也需要委派專門的、富有經(jīng)驗的專屬客服全程一對一指導(dǎo)。一般整個過程會持續(xù)多個月，在這段時間里，企業(yè)經(jīng)營者需要堅定自己的想法，堅決與員工中普遍容易存在的“局部思維”劃清界限并努力引導(dǎo)員工從公司全局經(jīng)營的角度思考，嚴格遵照制度執(zhí)行。